Benaderen doelgroep via organisaties

De stichting richt zich op inwoners van de gemeente Berkelland die in een uiterst minimale en moeilijke financiële situatie verkeren.
We hebben echter zelf niet de expertise en menskracht in huis om zelf de financiële positie van aanvragers van een pakket te kunnen beoordelen. Daarom werken we samen met organisaties die dit wel kunnen en in contact staan met de doelgroep:

- De Sociale Dienst Oost Achterhoek (SDOA)
- De Voedselbank Oost-Achterhoek
- De Stichting Schuldhulp Op Maat (SOM)

Zij selecteren cliënten en sturen hen een brief met daarbij ons aanbod voor een kerstpakket. Die brieven worden eind oktober/begin november verstuurd.
Alleen die cliënten kunnen bij ons een pakket aanvragen (telefonisch of per e-mail). Zonder een brief van de SDOA, Voedselbank of SOM kan dus geen kerstpakket worden aangevraagd. Die brief moet ook bij het afhalen van het pakket getoond worden.

Een kerstpakket aanvragen

In de brief van de Kerstactie die de cliënt van de SDOA, Voedselbank of SOM heeft ontvangen staat wanneer en hoe hij/zij een kerstpakket kan aanvragen. Een team van vrijwilligers van onze stichting staat klaar om de aanmeldingen via e-mail en telefoon te verwerken.
Aan de aanvrager worden de volgende gegevens gevraagd:
- Naam, adres en postcode
- Soort pakket (alleenstaand of gezin)
- In welke plaats hij/zij het pakket wil ophalen
- Van welke organisatie hij/zij een brief heeft gehad (SDOA, Voedselbank en/of SOM)

De Stichting Kerstactie ontvangt van de organisaties waarmee ze samenwerkt geen persoonsgegevens van cliënten.
De gegevens die een aanvrager zelf verstrekt bij de aanmelding worden uiteraard strikt vertrouwelijk behandeld. 

Bestellen pakketten

De Stichting Kerstactie werkt met een aanmeldperiode van ongeveer 2 weken. Na sluiting van de aanmelding wordt een controle gedaan op dubbele aanmeldingen.
Daarna kijkt het VoorMekaarTeam (maatschappelijk werk) of zij nog cliënten hebben die gezien hun financiële positie in aanmerking komen voor een pakket, maar niet op de lijst met aanmeldingen staan. Het VMK-team vraagt vervolgens per plaats een aantal pakketten aan en zorgt later zelf voor de verspreiding.
Daarna kunnen de pakketten worden besteld bij de supermarkt.  Al eerdere heeft onze eigen "pakketcommissie" in overleg met de supermarkt de inhoud van beide pakketten (voor gezinnen en voor alleenstaanden) al samengesteld.

Reminder sturen naar de aanvragers

Elk jaar zijn er helaas een aantal aanvragers die het pakket niet komen ophalen op de afhaalavond. Om dit aantal kleiner te maken, sturen we sinds enkele jaren ongeveer 1 week van tevoren een reminder over het ophalen van het pakket (per e-mail als ze zich per e-mail hebben aangemeld, anders per post).

Uitgifte van de pakketten

Er zijn afhaallocaties in Borculo, Eibergen, Neede en Ruurlo. Hier staan op de afhaalavond onze vrijwilligers klaar om de uitgifte in goede banen te leiden. Na vertoon van de brief van de SDOA, Voedselbank of SOM en een geldige ID wordt het pakket meegegeven aan de aanvrager.

Eerder die dag heeft een groep vrijwilligers met twee vrachtwagens de pakketten opgehaald bij de supermarkt en naar de vier afhaallocaties en naar de kantoren van de VMK-teams gebracht.

Alle niet afgehaalde pakketten worden nog enkele dagen in opslag gehouden zodat aanmelders hun pakket nog kunnen afhalen op een centrale locatie in de gemeente Berkelland. De daarna nog overgebleven pakketten worden geschonken aan de Voedselbank Oost-Achterhoek.